青財采〔2010〕10號

青島市財政局關(guān)于印發(fā)《青島市政府采購項目檔案管理辦法》的通知

市直各單位、各區(qū)市財政局、各政府采購代理機構(gòu)：

現(xiàn)將《青島市政府采購項目檔案管理辦法》印發(fā)給你們，望認真遵照執(zhí)行。

二○一○年八月十日

青島市政府采購項目檔案管理辦法

第一章總則

　　第一條 為加強政府采購項目檔案管理，有效保護和利用政府采購項目檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》、《青島市檔案管理條例》和《青島市政府采購工作流程管理暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際情況，制定本辦法。

　　第二條 本辦法適用于青島市政府采購項目檔案的收集、整理、移交和管理等。

　　第三條 政府采購項目檔案是指在政府采購活動過程中形成的文字材料、圖紙、圖表及聲象資料等，包括紙質(zhì)、磁盤、光盤等不同媒質(zhì)載體的各類記錄。

　　第四條 各級政府采購監(jiān)督管理部門負責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本級政府采購項目檔案管理工作。

第二章 政府采購項目檔案的收集、整理與歸檔

　　第五條 政府采購項目檔案資料具體包括：

（一）項目開標前文件材料

1.政府采購預(yù)算及計劃、采購預(yù)算追加及調(diào)整的資料；

2.采購方式審批、采購文件論證或預(yù)審等材料；

3.政府采購項目的采購委托代理協(xié)議書；

4.采購公告（包括招標采購信息預(yù)告、變更公告以及邀請招標資格預(yù)審公告等）；

5.招標文件（含公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源、詢價采購方式，下同）及對其進行必要澄清、修改的文件或情況說明；

6.供應(yīng)商領(lǐng)取招標文件的記錄（包括潛在投標人不足三家的情況記錄）；

7.對投標或被邀請供應(yīng)商資格預(yù)審的審查情況。

8.其他報批手續(xù)材料。

（二）項目開標文件材料

1.投標文件（含公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源、詢價五種方式，下同）及其補充、修改或撤回的記錄；

2.投標文件遞交記錄；

3.參加開標的招標人、專家、供應(yīng)商及監(jiān)督人員簽到名單；

4.開標一覽表；

5.文件密封情況、開標現(xiàn)場過程及開標結(jié)果的公證文書；

（三）項目評審文件資料

1.評審專家抽取記錄及名單；

2.評審委員會工作文件和有關(guān)資料，包括評審委員會主任或評審小組組長的推選結(jié)果、評審辦法、評審細則、評審紀律等；

3.評委的評審記錄、評分表、評分匯總表；

4.評審報告、中標（成交）候選供應(yīng)商排序表；

5.項目廢標報告或開標現(xiàn)場采購方式變更申請、審批材料；

（四）項目中標（成交）和履約文件資料

1.采購結(jié)果公告記錄；

2.中標（成交）通知書；

3.依法變更采購結(jié)果的記錄；

4.項目合同的簽訂、補充、修改、中止或終止執(zhí)行材料，項目合同的履約驗收材料；

5.資金撥付申請、結(jié)算付款等財務(wù)會計文件材料；

（五）其它文件材料

1.供應(yīng)商質(zhì)疑材料、處理過程記錄及答復(fù)；

2.供應(yīng)商投訴書、投訴處理有關(guān)文書、投訴處理決定；

3.其它與采購項目相關(guān)的需要存檔的資料。

上述（一）中1、政府采購預(yù)算及計劃、采購預(yù)算追加及調(diào)整的資料，由采購人負責(zé)收集、整理；其他所有政府采購項目檔案資料由政府采購代理機構(gòu)負責(zé)收集、整理。

　　第六條 政府采購代理機構(gòu)在項目驗收結(jié)束之日起15日內(nèi)，按照歸檔內(nèi)容要求，完成政府采購項目檔案資料的收集、整理、立卷和裝訂工作。

第三章 政府采購項目檔案的保管

　　第七條 政府采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)將其所整理的政府采購項目檔案資料區(qū)分正本和副本，正本交采購人保管，副本或部分復(fù)印件資料由政府采購代理機構(gòu)保管。

　　第八條 政府采購代理機構(gòu)在每季度的最后一個月下旬，將所有整理完好的政府采購項目檔案副本送同級政府采購監(jiān)督管理部門備查。

　　第九條 采購人和政府采購代理機構(gòu)，應(yīng)將政府采購項目檔案納入本單位檔案管理體系，指定專人負責(zé)，確保其安全完整、真實齊全、存放有序、查閱方便。

　　第十條 政府采購項目檔案的保存期限為自政府采購項目結(jié)束之日起至少十五年。對于在較長時期內(nèi)有查考利用價值的重大政府采購項目檔案資料，采購單位可根據(jù)需要永久保存。

第四章 政府采購項目檔案的利用

　　第十一條 采購人和政府采購代理機構(gòu)，應(yīng)對政府采購項目檔案的利用權(quán)限做出明確規(guī)定，建立檔案借閱、復(fù)制登記簿，健全檔案利用審批、登記手續(xù)。

　　第十二條 政府采購項目檔案主要供政府采購當(dāng)事人和政府采購監(jiān)管部門使用。上級單位、監(jiān)察機關(guān)、審計機關(guān)、法院和檢察院因工作或辦案需要可以查閱政府采購項目檔案。

　　第十三條 政府采購項目檔案管理人員和利用者應(yīng)嚴格遵守檔案管理有關(guān)規(guī)章制度，任何部門、單位和個人不得抽取、篡改、損毀、偽造檔案。

第五章 政府采購檔案的鑒定銷毀

　　第十四條 對保管期限已滿的政府采購檔案，應(yīng)由政府采購項目檔案保管單位分管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成鑒定小組，逐卷審查、鑒定，提出存毀意見。

　　第十五條 對確無保存價值的政府采購項目檔案，應(yīng)清點核對，登記造冊，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準并報同級政府采購監(jiān)管理部門備案后銷毀。

　　第十六條 銷毀政府采購項目檔案，應(yīng)指定兩人以上負責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密。政府采購項目檔案銷毀后應(yīng)寫出銷毀報告，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。銷毀報告和銷毀清冊應(yīng)立卷歸檔，并永久保存。

第六章 政府采購檔案的移交

　　第十七條 政府采購項目檔案管理人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前辦理好檔案交接手續(xù)。

　　第十八條 政府采購代理機構(gòu)被終止代理資格或被解散，其負責(zé)管理的政府采購項目檔案全部移交至同級政府采購監(jiān)督管理部門，并辦理交接手續(xù)。

第七章 附則

　　第十九條 本辦法由青島市財政局負責(zé)解釋。

　　第二十條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。