青財采〔2010〕10號

青島市財政局關于印發(fā)《青島市政府采購項目檔案管理辦法》的通知

市直各單位、各區(qū)市財政局、各政府采購代理機構：

現(xiàn)將《青島市政府采購項目檔案管理辦法》印發(fā)給你們，望認真遵照執(zhí)行。

二○一○年八月十日

青島市政府采購項目檔案管理辦法

第一章總則

　　第一條 為加強政府采購項目檔案管理，有效保護和利用政府采購項目檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》、《青島市檔案管理條例》和《青島市政府采購工作流程管理暫行規(guī)定》等有關規(guī)定，結合實際情況，制定本辦法。

　　第二條 本辦法適用于青島市政府采購項目檔案的收集、整理、移交和管理等。

　　第三條 政府采購項目檔案是指在政府采購活動過程中形成的文字材料、圖紙、圖表及聲象資料等，包括紙質(zhì)、磁盤、光盤等不同媒質(zhì)載體的各類記錄。

　　第四條 各級政府采購監(jiān)督管理部門負責指導、監(jiān)督和檢查本級政府采購項目檔案管理工作。

第二章 政府采購項目檔案的收集、整理與歸檔

　　第五條 政府采購項目檔案資料具體包括：

（一）項目開標前文件材料

1.政府采購預算及計劃、采購預算追加及調(diào)整的資料；

2.采購方式審批、采購文件論證或預審等材料；

3.政府采購項目的采購委托代理協(xié)議書；

4.采購公告（包括招標采購信息預告、變更公告以及邀請招標資格預審公告等）；

5.招標文件（含公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源、詢價采購方式，下同）及對其進行必要澄清、修改的文件或情況說明；

6.供應商領取招標文件的記錄（包括潛在投標人不足三家的情況記錄）；

7.對投標或被邀請供應商資格預審的審查情況。

8.其他報批手續(xù)材料。

（二）項目開標文件材料

1.投標文件（含公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源、詢價五種方式，下同）及其補充、修改或撤回的記錄；

2.投標文件遞交記錄；

3.參加開標的招標人、專家、供應商及監(jiān)督人員簽到名單；

4.開標一覽表；

5.文件密封情況、開標現(xiàn)場過程及開標結果的公證文書；

（三）項目評審文件資料

1.評審專家抽取記錄及名單；

2.評審委員會工作文件和有關資料，包括評審委員會主任或評審小組組長的推選結果、評審辦法、評審細則、評審紀律等；

3.評委的評審記錄、評分表、評分匯總表；

4.評審報告、中標（成交）候選供應商排序表；

5.項目廢標報告或開標現(xiàn)場采購方式變更申請、審批材料；

（四）項目中標（成交）和履約文件資料

1.采購結果公告記錄；

2.中標（成交）通知書；

3.依法變更采購結果的記錄；

4.項目合同的簽訂、補充、修改、中止或終止執(zhí)行材料，項目合同的履約驗收材料；

5.資金撥付申請、結算付款等財務會計文件材料；

（五）其它文件材料

1.供應商質(zhì)疑材料、處理過程記錄及答復；

2.供應商投訴書、投訴處理有關文書、投訴處理決定；

3.其它與采購項目相關的需要存檔的資料。

上述（一）中1、政府采購預算及計劃、采購預算追加及調(diào)整的資料，由采購人負責收集、整理；其他所有政府采購項目檔案資料由政府采購代理機構負責收集、整理。

　　第六條 政府采購代理機構在項目驗收結束之日起15日內(nèi)，按照歸檔內(nèi)容要求，完成政府采購項目檔案資料的收集、整理、立卷和裝訂工作。

第三章 政府采購項目檔案的保管

　　第七條 政府采購代理機構應當將其所整理的政府采購項目檔案資料區(qū)分正本和副本，正本交采購人保管，副本或部分復印件資料由政府采購代理機構保管。

　　第八條 政府采購代理機構在每季度的最后一個月下旬，將所有整理完好的政府采購項目檔案副本送同級政府采購監(jiān)督管理部門備查。

　　第九條 采購人和政府采購代理機構，應將政府采購項目檔案納入本單位檔案管理體系，指定專人負責，確保其安全完整、真實齊全、存放有序、查閱方便。

　　第十條 政府采購項目檔案的保存期限為自政府采購項目結束之日起至少十五年。對于在較長時期內(nèi)有查考利用價值的重大政府采購項目檔案資料，采購單位可根據(jù)需要永久保存。

第四章 政府采購項目檔案的利用

　　第十一條 采購人和政府采購代理機構，應對政府采購項目檔案的利用權限做出明確規(guī)定，建立檔案借閱、復制登記簿，健全檔案利用審批、登記手續(xù)。

　　第十二條 政府采購項目檔案主要供政府采購當事人和政府采購監(jiān)管部門使用。上級單位、監(jiān)察機關、審計機關、法院和檢察院因工作或辦案需要可以查閱政府采購項目檔案。

　　第十三條 政府采購項目檔案管理人員和利用者應嚴格遵守檔案管理有關規(guī)章制度，任何部門、單位和個人不得抽取、篡改、損毀、偽造檔案。

第五章 政府采購檔案的鑒定銷毀

　　第十四條 對保管期限已滿的政府采購檔案，應由政府采購項目檔案保管單位分管領導、有關業(yè)務人員和檔案管理人員組成鑒定小組，逐卷審查、鑒定，提出存毀意見。

　　第十五條 對確無保存價值的政府采購項目檔案，應清點核對，登記造冊，經(jīng)分管領導批準并報同級政府采購監(jiān)管理部門備案后銷毀。

　　第十六條 銷毀政府采購項目檔案，應指定兩人以上負責監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密。政府采購項目檔案銷毀后應寫出銷毀報告，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。銷毀報告和銷毀清冊應立卷歸檔，并永久保存。

第六章 政府采購檔案的移交

　　第十七條 政府采購項目檔案管理人員調(diào)動工作時，應在離職前辦理好檔案交接手續(xù)。

　　第十八條 政府采購代理機構被終止代理資格或被解散，其負責管理的政府采購項目檔案全部移交至同級政府采購監(jiān)督管理部門，并辦理交接手續(xù)。

第七章 附則

　　第十九條 本辦法由青島市財政局負責解釋。

　　第二十條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。